會展經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展也促進(jìn)了會展管理的進(jìn)一步規(guī)范。如今，在全國會展業(yè)發(fā)展較為發(fā)達(dá)的地方，政府已根據(jù)形勢發(fā)展的需要，成立了會展管理辦公室（以下簡稱會展辦），來統(tǒng)一協(xié)調(diào)在本地組織的展覽活動，這對理順各方面關(guān)系，促進(jìn)當(dāng)?shù)貢箻I(yè)健康、有序、繁榮發(fā)展，做出了積貢獻(xiàn)。
當(dāng)前，我國會展業(yè)尚處于發(fā)展的初級階段，這個階段會展業(yè)發(fā)展面臨的一個重要問題就是如何更好地優(yōu)化辦展環(huán)境問題，可全國多數(shù)地方尚沒有明確會展業(yè)發(fā)展主管部門。目前，少數(shù)會展業(yè)發(fā)展較好的地方成立了會展辦，由會展辦履行政府對會展業(yè)管理的職責(zé)與作用，來引導(dǎo)、促進(jìn)、規(guī)范當(dāng)?shù)貢箻I(yè)發(fā)展。
把好發(fā)展方向。在成立會展辦的地方，會展辦一般都掌握有幾百萬、上千萬不等的專項資金，這些資金的用途，顧名思義就是支持會展業(yè)發(fā)展的專項資金，大部分都用在了當(dāng)?shù)仄放普箷呐嘤稀Ｒ虼?，會展辦要高度重視這筆資金的使用與管理，使其真正發(fā)揮積作用，為當(dāng)?shù)貢箻I(yè)發(fā)展服務(wù)。
業(yè)內(nèi)分析認(rèn)為，這筆資金的主要使用方向應(yīng)體現(xiàn)在以下幾個方面：用于已成功舉辦多屆、展位較多、影響較好的展會展位補(bǔ)貼；用于當(dāng)?shù)刂鲗?dǎo)產(chǎn)業(yè)、優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)類新展會的培育與開發(fā)；用于當(dāng)?shù)貢够顒拥男麄髋c推介等方面。會展辦通過資金的分配與使用，積引導(dǎo)辦展的發(fā)展方向與當(dāng)?shù)禺a(chǎn)業(yè)發(fā)展趨向而行。
充分發(fā)揮協(xié)調(diào)職能。現(xiàn)在，很多地方的展會都出現(xiàn)了惡性競爭現(xiàn)象。比如，某省會城市有兩個自行車展舉行，這兩個自行車展開展的日期前后僅僅相差兩三天，一個規(guī)模大，一個規(guī)模小，參展商發(fā)現(xiàn)此展非彼展，彼展非此展，到底參加哪個展好呢？兩個展會各自的組辦單位都在暗地里較勁兒，爭搶參展商，不僅損害了兩個組展單位間的關(guān)系，而且給當(dāng)?shù)氐霓k展環(huán)境造成了不良影響。業(yè)內(nèi)人士把此現(xiàn)象歸結(jié)為同題材展會的競爭，也有的叫“搶會”。一個具有10多年辦展經(jīng)驗的優(yōu)秀人士曾表示，這種“搶會”能成功嗎？回答是肯定的。也就是說，你這個公司辛辛苦苦培育出來的品牌展會，有可能被別人“搶走”。
對于類似這樣的問題，會展辦就應(yīng)當(dāng)出面“協(xié)調(diào)”了，要么合并同類項，讓這兩個展會合并，要么拉長兩個展會分別舉辦的間隔時間。在這方面，大連市展覽辦發(fā)揮了十分積的作用。比如，2007年8月、9月，大連市原計劃舉辦兩場美容美發(fā)類展會，但考慮到兩個展會在開展時間上僅差一個多月，不利于會展產(chǎn)業(yè)發(fā)展，大連市展覽辦便積協(xié)調(diào)兩家組展單位———沈陽紅馬展覽廣告有限公司和大商展覽有限公司，促成了雙方聯(lián)合辦展，避免了惡性競爭。
充分發(fā)揮服務(wù)職能。會展辦作為政府機(jī)構(gòu)，政府是服務(wù)社會的，當(dāng)然會展辦也就是服務(wù)會展企業(yè)的。
在如今的會展市場上，辦展機(jī)構(gòu)多數(shù)是民營企業(yè)。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，絕大多數(shù)企業(yè)規(guī)模小、實力弱，且生存較為困難，這些企業(yè)在辦展過程中用于“擺平”工商、稅務(wù)、消防、安全保衛(wèi)、衛(wèi)生等各方面關(guān)系的費用支出幾近于招展的費用，甚至還要高。
比如，某城市區(qū)政府組織了一個文化節(jié)，即便開展前區(qū)政府有關(guān)部門已經(jīng)召集有關(guān)部門開了協(xié)調(diào)會，但各種各樣的“吃、拿、卡、要”使得辦展單位不得不動用大量資金，并安排幾個人去處理各方面關(guān)系。更有甚者，展會明天上午8點就要開會，今天下午都下班了，消防安全書都沒有辦下來，沒有消防安全書，辦展單位就沒法到工商部門領(lǐng)取辦展批文，不能領(lǐng)取批文，就意味著你這個展會不合法。怎么辦？只好用“錢”來消災(zāi)，等到展會快結(jié)束了，批文也“補(bǔ)辦”下來了，證明了你這個展會不違法，不被處理。
鑒于如此種種情況，會展辦應(yīng)發(fā)揮職能作用，協(xié)調(diào)工商、消防、公安、衛(wèi)生、稅務(wù)等部門設(shè)立一站式服務(wù)大廳，規(guī)定在幾個小時或者半天時間內(nèi)，讓辦展單位集中辦完所有手續(xù)。如果說建立一站式服務(wù)大廳條件不允許，也可以協(xié)調(diào)辦展會所涉及到的有關(guān)部門在每周固定的某個時間，統(tǒng)一集中辦理舉辦展會的有關(guān)手續(xù)。
如今，全國各地已成立的會展辦、展覽管理辦公室已達(dá)幾十家。建議，中國貿(mào)促會、國家商務(wù)部等單位應(yīng)盡快專門組織全國各地的會展辦、展覽管理辦公室年會、交流會，對會展辦、展覽管理辦公室的職責(zé)，尤其是會展辦、展覽管理辦公室在優(yōu)化辦展環(huán)境方面的經(jīng)驗或做法等，定期進(jìn)行集中探討，這對于促進(jìn)我國會展業(yè)的健康發(fā)展非常必要。
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